[ English Version ]
PERSONAL DATA PROTECTION ACT 2010 NOTICE
A.Introduction
In compliance with the Personal Data Protection Act 2010 and its regulations (as amended, varied or supplemented from time to time) (hereinafter referred to as the “PDPA”), this privacy notice (“Notice”) is issued by HORECABID Sdn Bhd (hereinafter referred to as “HORECABID”, “our”, “us” or “we”) to all our existing and/or prospective clients, suppliers, vendors, contractors and/or service providers. This Notice serves to inform you of your rights with regards to your personal data that has been and/or will be collected and processed by us.
For the purpose of this written notice:
“personal data” means any information in respect of commercial transactions that relates directly or indirectly to an individual (excluding a deceased individual) who is identified or identifiable from that information or from that and other information in the possession of HORECABID including any sensitive personal data and expression of opinions about individuals.
“sensitive personal data” means any personal data consisting of information as to the physical or mental health or condition of a data subject, his political opinions, his religious beliefs or other beliefs of a similar nature, the commission or alleged commission by him of any offence, biometric data or any other personal data as the Minister may determine.
“biometric data” means any personal data resulting from technical processing relating to the physical, physiological or behavioural characteristics of a person.
“processing” means collecting, recording, holding or storing data, organizing, adapting or altering data, using, referring to, retrieving or consulting data, disclosing or transferring data or otherwise making the data available to third parties, aligning, combining, correcting, erasing, destructing or destroying data.
Collection of personal data
In the course of your dealings with us, we may request and collect your personal data which includes but is not limited to:
(a) name and/or company name;
(b) nationality and identification number and/or passport number, company number;
(c) contact details such as contact number, email address, postal address;
(d) your photographs or images captured by way of video surveillance installed in our premises;
(e) bank accounts details, account details, income tax file reference no.;
(f) username, password and other identifiers when you register at our website or when you use and subscribe to our services;
(g) facial, biometric data and other bodily features and voice of yourself and/or another persons when you use or access our service platform;
(h) Internet protocol (IP) address, your login data, browser type and version, time zone setting and location, browser plug-in types and versions, operating system and platform, international mobile equipment identity, device identifier, IMEI, MAC address, and other information and technology on the devices you use to access our services;
(i) information on how you use the Platform, products and Services or view any content on our service platform, including the time spent on our service platform, items and data searched for on our service platform, access times and dates and other similar statistics;
(j) when you capture and share your location with us in the form of photographs or videos and upload such content to our service platform;
(k) additional information we may request from you for authentication (such as copies of government issued identification) or if we believe you are violating our terms of use;
(l) any other information of which you may be identifiable from or which may identify you that we deem necessary from time to time in connection with the commercial relationship between you and us.
You are responsible for ensuring that the personal data you provide us is accurate, complete and not misleading and that such personal data is kept up to date.
C.Sources of your personal data
We collect your personal data from yourself and a variety of legitimate sources including but not limited to:-
(a) information provided by you, inter alia, registration forms, sales forms, website;
(b) third parties such as third party service providers, business partners, credit references agencies and publicly available sources of information;
(c) your participation in our questionnaires and surveys;
(d) your provision of business cards or personal data that are given to the employees, clients or business associates of HORECABID;
(e) your voluntary distribution of materials about your personal information;
(f) agreements and contracts for the services to be provided by us;
(g) the lawyers, consultants, auditors, accountants, bankers and/or any other parties with whom you or we are dealing with; and
(h) such other written and/or verbal communications between you and us and/or any of our authorized agents.
D.Purpose of collecting your personal data
We collect, process and use your personal data for the following purposes (collectively known as “Purpose”):
(a) to communicate with you;
(b) to provide products and/or services to you;
(c) to respond to your enquiries or complaints;
(d) to provide you with information and/or updates about our other services and products and/or those of our related corporations and/or promotions offered by us and selected third parties which may be of interest to you from time to time by SMS, phone call, email, fax, mail, social media and/or any other appropriate communication channels;
(e) to send you seasonal greetings messages from time to time;
(f) to send you invitation to join HORECABID’s events and promotions;
(g) to monitor, review and improve HORECABID’s products, services, events and promotions;
(h) to process and analyse your personal data either individually or collectively with other individuals;
(i) to conduct market research or surveys, trend analysis, client profiling activities, planning and statistical analysis in relation to HORECABID’s present and future products and/or services;
(j) to share any of your personal data with our auditor for our internal audit purposes;
(k) to share any of your personal data pursuant to any agreement or document which you have duly entered with us for purposes of seeking legal and/or financial advice and/or for purposes of commencing legal action;
(l) to share any of your Personal Data with a third party necessary for the preparation of legal documents or contract to be entered by you with us;
(m) to maintain and improve customer relationship;
(n) to maintain and update internal record keeping;
(o) for registration for a user account with us;
(p) for internal administrative purposes;
(q) for audit and risk management purposes;
(r) for detecting, investigating and preventing fraudulent, prohibited or illegal activities;
(s) for direct marketing purposes via SMS, phone call, email, fax, mail, social media and/or any other appropriate communication channels;
(t) for enabling us to perform our obligations under the agreement or document which you have duly entered into with us;
(u) to comply with applicable laws or regulatory requirements and making disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular or code applicable to us;
(v) to conduct our internal activities;
(w) to enforce or defend our rights and your rights under, and to comply with our obligations under the applicable laws, legislation and regulations;
(x) for other purposes required to operate and/or maintain HORECABID’s business; and/or
(y) any other purposes as may be related to the foregoing.
E.Disclosure to third parties
Your personal data may be disclosed to our parent company, subsidiaries, related and/or associated companies, business partners, governmental and/or quasi-governmental departments and/or agencies, law enforcement agencies, courts, tribunals, regulatory and/or statutory bodies, ministries, our auditors or our banks, consultants, lawyers, financial advisers, auditors, other professional advisers, service providers, contractors, sub-contractors, suppliers, agents, our successors in title, any party in relation to legal proceedings or prospective legal proceedings, data centers or servers located within or outside Malaysia for data storage purposes and any other third party requested or authorized by you for the above purpose or any other purpose for which your personal data was to be disclosed at the time of its collection or any other purpose directly related to any of the above Purposes. Your personal data may be transferred to locations outside Malaysia for the above Purposes.
F.Consequences for Refusal / Failure to Provide Personal Data
The supply of your personal data to us is voluntary. However, in the event you choose not to provide your consent or subsequently withdraw your consent to the processing of your personal data by us, we will be unable to fulfill our obligations to you in relation to the Purpose.
G.Rights of Access To, Correction and Limiting the Processing of Personal Data
You may at anytime hereafter request access to your personal data and have a copy of it by submitting such request in writing. If you are of the view that your personal data is inaccurate, misleading, incomplete or out-of-date, you may also make a request in writing for correction of your personal data. If you do not with to receive notifications and marketing materials from us or would like us to cease processing your personal data in a specified manner, you are entitled to submit a written request for such limitation or restriction of the processing of
your personal data. We will take reasonable endeavours to comply with your request. We may, however, refuse to comply with the request under circumstances as permitted by law.
Any requests, enquiries or complaints in respect of your personal data may be submitted to us in writing to the following person and address:
Name of Company: Horecabid Sdn Bhd
Designation: Chief Executive Officer
Contact No.: 03-7628 4503
Email: admin@horecabid.com
Please include the following details in any of your written request which may be used to identify you:-
(a)name;
(b)identification number; and
(c)contact number.
H.Security of Personal Data
We take reasonable steps to ensure that your personal data is protected from loss, misuse, modification, unauthorized or accidental access or disclosure, alteration or destruction. We also require all our data processors to take reasonable security measures in the processing of your personal data.
Where we have reason to believe that a personal data breach has occurred which result in or is likely to result in significant harm to you, we shall notify you of the personal data breach as soon as practicable but not later than 7 days after the initial data breach notification is made to the Commissioner.
I.Data Integrity
You are advised to initiate review of your personal data. Upon receipt of your written requests for correction of your personal data, we will take reasonable steps to rectify the personal data which is inaccurate, incomplete and not up-to-date unless we consider there are justifications for refusing to comply with your requests.
J.Changes to the Notice
We reserve the right to modify, update or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated Notice on our website or sales platform. By continuing to deal with us or by engaging us following the modifications, updates or amendments to this Notice, it is deemed that you have accepted such modifications, updates or amendments unless you have expressly stated otherwise in writing to us.
K.Language of Notice
As required by the PDPA, this Notice is issued in English and Malay languages. In the event of any inconsistency between the English version and the Malay version of this Notice, the English version shall prevail over the Malay version.
[ Versi Bahasa Malaysia ]
NOTIS DI BAWAH AKTA PERLINDUNGAN DATA PERIBADI 2010
A. Pengenalan
Sebagai mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 dan peraturan-peraturannya (sebagaimana yang dipinda, diubah atau ditambah dari masa ke masa) (selepas ini dirujuk sebagai “APDP”), notis privasi ini (“Notis”) dikeluarkan oleh HORECABID Systems Sdn Bhd (selepas ini dirujuk sebagai “HORECABID”, atau “kami”) kepada semua pelanggan sedia ada dan/atau bakal pelanggan, pembekal, vendor, kontraktor dan/atau penyedia perkhidmatan kami. Notis ini bertujuan untuk memaklumkan anda tentang hak-hak anda berkenaan dengan data peribadi anda yang telah dan/atau akan dikumpul dan diproses oleh kami. Bagi tujuan notis bertulis ini:
“data peribadi” bermaksud sebarang maklumat berkenaan dengan transaksi komersial yang berhubungan secara langsung atau tidak langsung dengan seseorang individu (tidak termasuk individu yang telah meninggal dunia) yang dikenal pasti atau boleh dikenal pasti daripada maklumat tersebut atau daripada maklumat itu dan maklumat lain dalam milikan HORECABID termasuk apa-apa data peribadi sensitif dan pernyataan pendapat tentang individu.
“data peribadi sensitif” bermaksud apa-apa data peribadi yang terdiri daripada maklumat tentang kesihatan atau keadaan fizikal atau mental subjek data, pendapat politiknya, kepercayaan agamanya atau kepercayaan lain yang bersifat seumpamanya,
pelakuan atau dakwaan pelakuan apa-apa kesalahan olehnya, data biometrik atau apa-apa data peribadi lain sebagaimana yang ditentukan oleh Menteri.
“data biometrik” bermaksud apa-apa data peribadi yang terhasil daripada pemprosesan teknikal berkaitan dengan ciri-ciri fizikal, fisiologi atau tingkah laku seseorang.
“pemprosesan” bermaksud mengumpul, merekod, memegang atau menyimpan data, menyusun, menyesuaikan atau mengubah data, menggunakan, merujuk, memperoleh atau berunding dengan data, mendedahkan atau memindahkan data atau sebaliknya menyediakan data kepada pihak ketiga, menyelaraskan, menggabungkan, membetulkan, memadamkan, memusnahkan atau melupuskan data.
B. Pengumpulan data peribadi
Dalam urusan anda dengan kami, kami mungkin meminta dan mengumpul data peribadi anda yang termasuk tetapi tidak terhad kepada:
(a) nama dan/atau nama syarikat;
(b) kewarganegaraan dan nombor pengenalan dan/atau nombor pasport, nombor syarikat;
(c) butiran hubungan seperti nombor telefon, alamat e-mel, alamat surat-menyurat;
(d) gambar atau imej anda yang dirakam melalui pengawasan video (CCTV) yang dipasang di premis kami;
(e) butiran akaun bank, butiran akaun, no. rujukan fail cukai pendapatan;
(f) nama pengguna, kata laluan dan pengenal pasti lain apabila anda mendaftar di laman web kami atau apabila anda menggunakan dan melanggan perkhidmatan kami;
(g) data wajah, biometrik dan ciri-ciri tubuh serta suara anda dan/atau orang lain apabila anda menggunakan atau mengakses platform perkhidmatan kami;
(h) alamat protokol Internet (IP), data log masuk anda, jenis dan versi pelayar, tetapan zon masa dan lokasi, jenis dan versi pemalam (plug-in) pelayar, sistem pengendalian dan platform, identiti peralatan mudah alih antarabangsa (IMEI), pengecam peranti, alamat MAC, dan maklumat serta teknologi lain pada peranti yang anda gunakan untuk mengakses perkhidmatan kami;
(i) maklumat tentang cara anda menggunakan Platform, produk dan Perkhidmatan atau melihat sebarang kandungan pada platform perkhidmatan kami, termasuk masa yang dihabiskan pada platform kami, item dan data yang dicari, masa dan tarikh akses serta statistik serupa yang lain;
(j) apabila anda merakam dan berkongsi lokasi anda dengan kami dalam bentuk foto atau video dan memuat naik kandungan tersebut ke platform perkhidmatan kami;
(k) maklumat tambahan yang mungkin kami minta daripada anda untuk pengesahan (seperti salinan pengenalan diri yang dikeluarkan oleh kerajaan) atau jika kami percaya anda melanggar terma penggunaan kami;
(l) sebarang maklumat lain yang mana anda boleh dikenal pasti atau yang mungkin mengenal pasti anda yang kami anggap perlu dari masa ke masa berkaitan dengan hubungan komersial antara anda dan kami. Anda bertanggungjawab untuk memastikan bahawa data peribadi yang anda berikan kepada kami adalah tepat, lengkap, tidak mengelirukan dan data peribadi tersebut sentiasa dikemas kini.
C. Sumber data peribadi anda
Kami mengumpul data peribadi anda daripada anda sendiri dan pelbagai sumber sah yang lain termasuk tetapi tidak terhad kepada:
(a) maklumat yang diberikan oleh anda, antara lain, melalui borang pendaftaran, borang jualan, laman web;
(b) pihak ketiga seperti penyedia perkhidmatan pihak ketiga, rakan kongsi perniagaan, agensi rujukan kredit dan sumber maklumat yang tersedia secara awam;
(c) penyertaan anda dalam soal selidik dan tinjauan kami;
(d) pemberian kad perniagaan atau data peribadi anda yang diberikan kepada pekerja, pelanggan atau rakan perniagaan HORECABID;
(e) pengedaran sukarela bahan tentang maklumat peribadi anda;
(f) perjanjian dan kontrak untuk perkhidmatan yang akan disediakan oleh kami;
(g) peguam, perunding, juruaudit, akauntan, jurubank dan/atau mana-mana pihak lain yang berurusan dengan anda atau kami; dan
(h) komunikasi bertulis dan/atau lisan lain antara anda dan kami dan/atau mana-mana ejen sah kami.
D. Tujuan mengumpul data peribadi anda
Kami mengumpul, memproses dan menggunakan data peribadi anda untuk tujuan berikut (secara kolektif dikenali sebagai “Tujuan”):
(a) untuk berkomunikasi dengan anda;
(b) untuk menyediakan produk dan/atau perkhidmatan kepada anda;
(c) untuk menjawab pertanyaan atau aduan anda;
(d) untuk memberi anda maklumat dan/atau kemas kini tentang perkhidmatan dan produk kami yang lain dan/atau syarikat berkaitan kami dan/atau promosi yang ditawarkan oleh kami serta pihak ketiga terpilih yang mungkin menarik minat anda dari masa ke masa melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faks, surat, media sosial dan/atau mana-mana saluran komunikasi lain yang sesuai;
(e) untuk menghantar mesej ucapan perayaan dari masa ke masa;
(f) untuk menghantar jemputan menyertai acara dan promosi HORECABID;
(g) untuk memantau, menyemak dan menambah baik produk, perkhidmatan, acara dan promosi HORECABID;
(h) untuk memproses dan menganalisis data peribadi anda sama ada secara individu atau kolektif dengan individu lain;
(i) untuk menjalankan penyelidikan pasaran atau tinjauan, analisis trend, aktiviti pemprofilan pelanggan, perancangan dan analisis statistik berkaitan dengan produk dan/atau perkhidmatan HORECABID sekarang dan masa depan;
(j) untuk berkongsi mana-mana data peribadi anda dengan juruaudit kami untuk tujuan audit dalaman kami;
(k) untuk berkongsi mana-mana data peribadi anda menurut mana-mana perjanjian atau dokumen yang telah anda tandatangani dengan kami untuk tujuan mendapatkan nasihat undang-undang dan/atau kewangan dan/atau untuk tujuan memulakan tindakan undang-undang;
(l) untuk berkongsi mana-mana data peribadi anda dengan pihak ketiga yang diperlukan bagi penyediaan dokumen undang-undang atau kontrak yang akan dimasuki oleh anda dengan kami;
(m) untuk mengekalkan dan menambah baik hubungan pelanggan;
(n) untuk menyelenggara dan mengemas kini penyimpanan rekod dalaman;
(o) untuk pendaftaran akaun pengguna dengan kami;
(p) untuk tujuan pentadbiran dalaman;
(q) untuk tujuan audit dan pengurusan risiko;
(r) untuk mengesan, menyiasat dan mencegah aktiviti penipuan, dilarang atau menyalahi undang-undang;
(s) untuk tujuan pemasaran langsung melalui SMS, panggilan telefon, e-mel, faks, surat, media sosial dan/atau mana-mana saluran komunikasi lain yang sesuai;
(t) untuk membolehkan kami melaksanakan obligasi kami di bawah perjanjian atau dokumen yang telah anda masuki dengan kami;
(u) untuk mematuhi undang-undang yang terpakai atau keperluan kawal selia dan membuat pendedahan di bawah keperluan mana-mana undang-undang, peraturan, arahan, perintah mahkamah, undang-undang kecil, garis panduan, pekeliling atau kod yang terpakai kepada kami;
(v) untuk menjalankan aktiviti dalaman kami;
(w) untuk menguatkuasakan atau mempertahankan hak kami dan hak anda di bawah, dan untuk mematuhi obligasi kami di bawah undang-undang, perundangan dan peraturan yang terpakai;
(x) untuk tujuan lain yang diperlukan untuk mengendalikan dan/atau menyelenggara perniagaan HORECABID; dan/atau
(y) apa-apa tujuan lain yang mungkin berkaitan dengan perkara di atas.
E. Pendedahan kepada pihak ketiga
Data peribadi anda mungkin didedahkan kepada syarikat induk, anak syarikat, syarikat berkaitan dan/atau bersekutu kami, rakan kongsi perniagaan, jabatan dan/atau agensi kerajaan dan/atau separa kerajaan, agensi penguatkuasaan undang-undang, mahkamah, tribunal, badan kawal selia dan/atau berkanun, kementerian, juruaudit atau bank kami, perunding, peguam, penasihat kewangan, penasihat profesional lain, penyedia perkhidmatan, kontraktor, sub-kontraktor, pembekal, ejen, pengganti hak milik kami, mana-mana pihak berkaitan dengan prosiding undang-undang atau prosiding undang-undang prospektif, pusat data atau pelayan yang terletak di dalam atau di luar Malaysia bagi tujuan penyimpanan data dan mana-mana pihak ketiga lain yang diminta atau dibenarkan oleh anda untuk tujuan di atas atau mana-mana tujuan lain yang mana data peribadi anda akan didedahkan pada masa pengumpulannya atau mana-mana tujuan lain yang berkaitan secara langsung dengan mana-mana Tujuan di atas. Data peribadi anda mungkin dipindahkan ke lokasi di luar Malaysia untuk Tujuan di atas.
F. Akibat Enggan / Gagal Memberikan Data Peribadi
Pemberian data peribadi anda kepada kami adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan persetujuan anda atau kemudiannya menarik balik persetujuan anda untuk pemprosesan data peribadi anda oleh kami, kami tidak akan dapat memenuhi obligasi kami kepada anda berkaitan dengan Tujuan tersebut.
G. Hak Akses Kepada, Pembetulan dan Menghadkan Pemprosesan Data Peribadi
Anda boleh pada bila-bila masa selepas ini meminta akses kepada data peribadi anda dan mendapatkan salinannya dengan mengemukakan permintaan tersebut secara bertulis. Jika anda berpendapat bahawa data peribadi anda adalah tidak tepat, mengelirukan, tidak lengkap atau tidak dikemas kini, anda juga boleh membuat permintaan secara bertulis untuk pembetulan data peribadi anda. Jika anda tidak mahu menerima pemberitahuan dan bahan pemasaran daripada kami atau ingin kami menghentikan pemprosesan data peribadi anda dengan cara tertentu, anda berhak untuk mengemukakan permintaan bertulis untuk pengehadan atau sekatan pemprosesan data peribadi anda tersebut. Kami akan melakukan usaha yang munasabah untuk mematuhi permintaan anda. Walau bagaimanapun, kami mungkin enggan mematuhi permintaan tersebut dalam keadaan yang dibenarkan oleh undang-undang. Sebarang permintaan, pertanyaan atau aduan berkenaan dengan data peribadi anda boleh dikemukakan secara bertulis kepada orang dan alamat berikut:
Nama Syarikat: Horecabid Systems Sdn Bhd
Jawatan: Chief Executive Officer
No. Hubungan: 03-76284503
E-mel: sales@horecabid.com.my
Sila sertakan butiran berikut dalam mana-mana permintaan bertulis anda yang boleh digunakan untuk mengenal pasti anda:
(a) nama;
(b) nombor pengenalan; dan
(c) nombor telefon.
H. Keselamatan Data Peribadi
Kami mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk memastikan data peribadi anda dilindungi daripada kehilangan, penyalahgunaan, pengubahsuaian, akses atau pendedahan tanpa kebenaran atau tidak sengaja, perubahan atau pemusnahan. Kami juga menghendaki semua pemproses data kami mengambil langkah keselamatan yang munasabah dalam pemprosesan data peribadi anda. Sekiranya kami mempunyai alasan untuk mempercayai bahawa pencabulan data peribadi telah berlaku yang mengakibatkan atau berkemungkinan mengakibatkan kemudaratan ketara kepada anda, kami akan memaklumkan anda tentang pencabulan data peribadi tersebut secepat yang praktis tetapi tidak lewat daripada 7 hari selepas pemberitahuan awal pencabulan data dibuat kepada Pesuruhjaya.
I. Integriti Data
Anda dinasihatkan untuk memulakan semakan semula data peribadi anda. Selepas menerima permintaan bertulis anda untuk pembetulan data peribadi anda, kami akan mengambil langkah-langkah yang munasabah untuk membetulkan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap dan tidak dikemas kini melainkan kami menganggap terdapat alasan yang munasabah untuk enggan mematuhi permintaan anda.
J. Perubahan pada Notis
Kami berhak untuk mengubah suai, mengemas kini atau meminda terma Notis ini pada bila-bila masa dengan meletakkan Notis yang dikemas kini di laman web atau platform jualan kami. Dengan terus berurusan dengan kami atau dengan menggunakan perkhidmatan kami berikutan pengubahsuaian, kemas kini atau pindaan kepada Notis ini, anda dianggap telah menerima pengubahsuaian, kemas kini atau pindaan tersebut melainkan anda telah menyatakan sebaliknya secara bertulis kepada kami.
K. Bahasa Notis
Seperti yang dikehendaki oleh APDP, Notis ini dikeluarkan dalam bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia. Sekiranya terdapat sebarang ketidaktekalan antara versi bahasa Inggeris dan versi Bahasa Malaysia bagi Notis ini, versi bahasa Inggeris akan mengatasi versi Bahasa Malaysia.